Informativa sul trattamento dei dati personali — Chat interna

Art. 13 Reg. UE 2016/679 (GDPR). Titolare del trattamento: Retigest S.r.l., Cesena.

Finalità e base giuridica

Comunicazione di lavoro tra i membri del team, sicurezza e continuità del servizio. Basi giuridiche: esecuzione del rapporto di lavoro o di collaborazione (art. 6.1.b) e legittimo interesse alla sicurezza dei sistemi (art. 6.1.f).

Dati trattati

• Nome e nome utente; messaggi (canali, messaggi diretti, thread) e file allegati; data e ora, canale, ultimo messaggio letto.
• Registro accessi e operazioni: login riusciti e falliti, cambio password e 2FA, caricamento file, eliminazione messaggi, gestione utenti, con data, nome utente e indirizzo IP. Il registro non contiene il testo dei messaggi. Lo stato "online" non viene registrato.
• Se attivi le notifiche: l'identificativo tecnico del tuo dispositivo per recapitarle.

Regole d'uso

• La chat è uno strumento di lavoro.
• Non scrivere password, credenziali, dati sanitari o altre categorie particolari di dati. Se succede per errore, elimina il messaggio e avvisa l'amministratore, che cambierà la credenziale.
• Dati dei clienti solo se strettamente necessari all'assistenza.

Chi può vedere cosa

• I messaggi sono visibili ai membri del canale. Dall'app nessuno legge i messaggi diretti altrui.
• L'amministratore può aggiungersi ai canali privati: l'operazione viene registrata e i membri vedono un avviso nel canale.
• Per ragioni tecniche chi amministra il server può accedere a database e backup, solo per sicurezza, manutenzione, richieste dell'autorità o tutela di diritti, lasciando traccia scritta.
• Non c'è alcun controllo sistematico o continuativo dell'attività delle singole persone: il registro accessi si consulta solo per verifiche di sicurezza o incidenti.

Conservazione

• Messaggi e file: 24 mesi, poi cancellazione automatica.
• Registro accessi: 180 giorni.
• Backup giornalieri: gli ultimi 14 giorni. Un messaggio eliminato sparisce subito dall'app (testo e file cancellati) e può restare nei backup fino a 14 giorni.
• A fine rapporto l'account è disattivato (per collaborazioni a termine alla data di scadenza stabilita); i dati seguono i tempi indicati sopra.

Destinatari e trasferimenti

Nessuna comunicazione a terzi: messaggi e file restano sui server di Retigest. Se attivi le notifiche sul tuo dispositivo, l'avviso passa dal servizio di notifica del tuo browser o telefono (Google, Apple, Mozilla), che può avere sede fuori dall'Unione Europea: riceve un avviso cifrato e l'identificativo del dispositivo. Di default l'avviso non contiene il testo del messaggio, solo mittente e canale. Puoi disattivare le notifiche in qualsiasi momento da Impostazioni.

Sicurezza

Password personale, autenticazione a due fattori per l'accesso da fuori sede, accesso solo ai canali di cui sei membro, sessioni chiuse al cambio password, cifratura dei segreti di autenticazione, accesso ai dati sul server riservato agli amministratori.

I tuoi diritti

Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e opposizione (artt. 15-21 GDPR), compresa una copia dei tuoi dati, rivolgendoti all'amministratore del sistema o al titolare. Hai diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

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